Mise en garde — à lire avant utilisation
Avertissement important: Ce document est un résumé informatif destiné aux administrateurs et gestionnaires de syndicats de copropriété divise au Québec.
Il ne constitue pas un avis juridique ni une opinion professionnelle.
Toute référence juridique (Code civil du Québec, lois, règlements) doit être vérifiée dans sa version officielle et à jour (Publications du Québec, sources gouvernementales).
Avant toute application, faites valider le contenu par un professionnel compétent (juriste, ingénieur, évaluateur, architecte, T.P. ou CPA, selon le cas).
Ce contenu ne doit jamais être publié automatiquement et demeure À réviser jusqu’à validation humaine.
Description détaillée
Document officiel publié à la Gazette officielle du Québec (Partie 2, 30 juillet 2025) par Décret 991-2025.
Il établit des règles pratiques et de gouvernance pour les syndicats de copropriété divise, les gestionnaires et les promoteurs/constructeurs, avec impacts importants en prévention des risques, finances et conformité.
À vérifier dans la version officielle avant toute application.
Contenu principal (résumé non exhaustif):
- • Section I — Carnet d’entretien
- • Qui peut l’établir/réviser: membres de l’Ordre des ingénieurs, évaluateurs agréés, architectes, technologues professionnels; activités principalement liées à la gestion/construction/rénovation/évaluation/inspection; indépendance requise (non administrateur, non gérant, non copropriétaire/occupant, ni lié à un copropriétaire/gestionnaire par emploi ou actionnariat).
- • Contenu: inventaire/description des parties communes et des matériaux/appareils/équipements; éléments installés dans les parties privatives dont l’entretien revient au syndicat; pour chaque item: date d’installation (si connue), travaux d’entretien requis et fréquence, dates d’exécution, réparations courantes et dates, contrats d’entretien/réparations, garanties, rapports d’inspection/expertise, manuels d’entretien.
- • Planification: section distincte avec état, durée de vie utile restante, réparations majeures et remplacements prévus sur au moins 25 ans, avec année estimée; consignation des travaux majeurs réalisés (dates, coûts) et ajout des documents (plans, devis, contrats).
- • Gouvernance: mise à jour annuelle par le conseil d’administration; mention explicite des travaux requis non réalisés et des raisons.
- • Révision: par une personne qualifiée (mêmes critères) tous les 5 ans, ou tous les 10 ans si l’immeuble (i) compte au plus 8 parties privatives (excluant accessoires), (ii) n’a aucune partie commune située dans un bâtiment, ou (iii) a au plus 3 étages entièrement hors sol.
Déclaration signée et datée par la personne qui établit/révise (visite sur place ou sous supervision, prise de connaissance des informations).
- • Section II — Étude du fonds de prévoyance
- • Qui peut la réaliser: mêmes professionnels que pour le carnet d’entretien ou membres de l’Ordre des CPA (avec indépendance équivalente).
- • Fréquence: au minimum tous les 5 ans.
- • Base: s’appuie sur les réparations majeures et remplacements planifiés au carnet (sur au moins 25 ans).
- • Contenu minimal: solde du fonds utilisé pour l’étude; estimation des coûts par intervention à l’année prévue; recommandations sur le montant à disposer au début de chaque année et les contributions annuelles (en précisant la part réservée aux parties communes à usage restreint); explication des calculs.
Signature et date de l’auteur.
- • Section III — Attestation du syndicat (vente d’une fraction)
- • Informations minimales: montant du fonds de prévoyance et recommandation de l’étude; total des contributions exigées et payées sur 3 ans; liquidités pour dépenses courantes; surplus/déficit des 3 derniers états financiers; budget en cours; mention des assurances souscrites par le syndicat (art. 1073 C.c.Q.); montant du fonds d’auto-assurance et plus haute franchise des assurances; descriptions sommaires des inspections/expertises (5 ans), sinistres (5 ans) touchant l’unité visée ou les parties communes, travaux majeurs réalisés (5 ans) avec dates/coûts, travaux majeurs prévus (10 ans) avec dates/coûts estimés, litiges en cours devant un tribunal, modifications à la déclaration (3 ans).
Datée et signée par la personne autorisée.
- • Lien assurance et prévention: intégration explicite des franchises et du fonds d’auto-assurance; traçabilité des sinistres, inspections et travaux, utile à la gestion du risque et à l’information des acheteurs.
- • Section IV — Acomptes en fidéicommis (achat d’une fraction neuve ou en construction)
- • Dépositaires autorisés: membres du Barreau du Québec, de la Chambre des notaires, de l’Ordre des administrateurs agréés, ou de l’Ordre des CPA.
- • Modalités: le constructeur/promoteur mandate un professionnel; l’acheteur verse l’acompte directement au professionnel mandaté; le constructeur/promoteur ne peut payer à la place de l’acheteur.
La date de délivrance de la fraction peut être modifiée d’un commun accord au contrat préliminaire (inscription et signatures requises).
- • Section V — Dispositions transitoire et finale
- • Validité des documents récents: un carnet d’entretien ou une étude du fonds de prévoyance obtenu dans les 2 années précédant l’entrée en vigueur demeure valide 5 ans (10 ans pour le carnet si l’immeuble rencontre les conditions de révision aux 10 ans), sous condition que l’auteur répondait aux nouvelles exigences professionnelles.
- • Entrée en vigueur: le 15e jour suivant la publication à la Gazette officielle (publication le 30 juillet 2025; date précise à confirmer — à vérifier).
Limites et avertissements
- • Ce résumé ne remplace pas la lecture du texte officiel ni un avis juridique.
Toute référence doit être vérifiée dans la version la plus à jour des Publications du Québec et du Code civil du Québec.
Aucune validation juridique n’a été faite ici.
Document à réviser avant diffusion.
Comment utiliser ce document
Pour un syndicat de copropriété divise et son conseil d’administration:
1) Vérifier la version officielle et l’entrée en vigueur: télécharger la version PDF authentique des Publications du Québec et confirmer si des modifications subséquentes existent (à vérifier).
2) Mettre à jour la gouvernance du carnet d’entretien:
- • Désigner un professionnel admissible et indépendant pour établir/réviser le carnet.
- • Structurer le carnet selon les exigences: inventaire, entretien périodique, historique de réparations, documents et section planifiée sur 25 ans.
- • Mettre en place une mise à jour annuelle et consigner les raisons des travaux prévus mais non réalisés.
- • Planifier la révision: aux 5 ans, ou aux 10 ans si votre immeuble répond à l’une des trois conditions (à documenter au procès-verbal).
3) Commander l’étude du fonds de prévoyance:
- • Tous les 5 ans, par un professionnel admissible (ing., é.a., arch., T.P. ou CPA indépendant).
- • Exiger les livrables requis: coûts par intervention à l’année prévue, recommandation sur solde-cible annuel et contributions, méthode de calcul, mention des parties communes à usage restreint.
- • Aligner le budget et les contributions annuelles avec les recommandations (décision à consigner en CA et en assemblée, selon le cas).
4) Préparer un gabarit d’attestation du syndicat:
- • Intégrer toutes les informations minimales exigées (fonds, contributions 3 ans, liquidités, surplus/déficit, budget, assurances, fonds d’auto-assurance, plus haute franchise, inspections/expertises, sinistres, travaux majeurs réalisés/prévus, litiges, modifications à la déclaration).
- • Mettre à jour les sources internes: états financiers, polices d’assurance, registre des sinistres, carnet d’entretien et étude du fonds.
5) Assurances et gestion du risque:
- • Vérifier la concordance entre la plus haute franchise déclarée, le fonds d’auto-assurance et les exigences de la police (avec votre courtier/assureur — à vérifier).
- • Utiliser les inspections/expertises et le carnet pour planifier la prévention (dégâts d’eau, incendie, enveloppe, MEP, toitures) et réduire la sinistralité.
6) Promoteurs/constructeurs (si applicable):
- • Encadrer les acomptes: mandat à un professionnel habilité, versement direct par l’acheteur, et gestion des modifications à la date de délivrance au contrat préliminaire (à vérifier avec le conseiller juridique du projet).
7) Documentation et traçabilité:
- • Conserver signatures, déclarations des professionnels, plans/devis/contrats, et décisions de CA dans un registre accessible.
Toujours obtenir une validation professionnelle avant d’adopter des procédures internes ou de communiquer une attestation à un acheteur.
Questions fréquentes
Q1. Qui peut établir le carnet d’entretien?
R. Un membre de l’Ordre des ingénieurs, des évaluateurs agréés, des architectes ou des technologues professionnels, dont l’activité principale est liée à la gestion, construction, rénovation, évaluation ou inspection immobilière, et qui est indépendant du syndicat et des copropriétaires (voir critères d’indépendance dans le règlement). À vérifier au cas par cas.
R. Un membre de l’Ordre des ingénieurs, des évaluateurs agréés, des architectes ou des technologues professionnels, dont l’activité principale est liée à la gestion, construction, rénovation, évaluation ou inspection immobilière, et qui est indépendant du syndicat et des copropriétaires (voir critères d’indépendance dans le règlement). À vérifier au cas par cas.
Q2. Un administrateur ou le gestionnaire peut-il préparer le carnet?
R. Non. Le règlement exige l’indépendance: la personne ne peut être administrateur, gérant, copropriétaire, occupant, conjoint d’une telle personne, ni liée par emploi/actionnariat à un copropriétaire/gestionnaire de l’immeuble.
R. Non. Le règlement exige l’indépendance: la personne ne peut être administrateur, gérant, copropriétaire, occupant, conjoint d’une telle personne, ni liée par emploi/actionnariat à un copropriétaire/gestionnaire de l’immeuble.
Q3. À quelle fréquence réviser le carnet d’entretien?
R. Tous les 5 ans, ou tous les 10 ans si l’immeuble répond à l’une des conditions suivantes: au plus 8 parties privatives (hors accessoires), aucune partie commune située dans un bâtiment, ou au plus 3 étages entièrement hors sol. Mise à jour annuelle obligatoire par le CA.
R. Tous les 5 ans, ou tous les 10 ans si l’immeuble répond à l’une des conditions suivantes: au plus 8 parties privatives (hors accessoires), aucune partie commune située dans un bâtiment, ou au plus 3 étages entièrement hors sol. Mise à jour annuelle obligatoire par le CA.
Q4. Que doit contenir le carnet?
R. Inventaire et description des parties communes et des éléments dont le syndicat a l’entretien (y compris certains éléments en parties privatives), entretien requis et historique d’exécution, réparations courantes, contrats, garanties, rapports d’inspection/expertise, manuels, et une section planifiée (état, durée de vie, travaux majeurs et remplacements sur 25 ans, avec années estimées), plus l’historique et les coûts des travaux majeurs réalisés.
R. Inventaire et description des parties communes et des éléments dont le syndicat a l’entretien (y compris certains éléments en parties privatives), entretien requis et historique d’exécution, réparations courantes, contrats, garanties, rapports d’inspection/expertise, manuels, et une section planifiée (état, durée de vie, travaux majeurs et remplacements sur 25 ans, avec années estimées), plus l’historique et les coûts des travaux majeurs réalisés.
Q5. Qui peut faire l’étude du fonds de prévoyance et quand?
R. Tous les 5 ans minimum, par un professionnel admissible (ing., é.a., arch., T.P.) ou un CPA (indépendant). L’étude doit estimer les coûts par intervention à l’année prévue et recommander le solde-cible annuel et les contributions, avec la méthode de calcul et la part réservée aux parties communes à usage restreint.
R. Tous les 5 ans minimum, par un professionnel admissible (ing., é.a., arch., T.P.) ou un CPA (indépendant). L’étude doit estimer les coûts par intervention à l’année prévue et recommander le solde-cible annuel et les contributions, avec la méthode de calcul et la part réservée aux parties communes à usage restreint.
Q6. Que doit contenir l’attestation du syndicat (vente d’une fraction)?
R. Données financières (fonds de prévoyance, contributions exigées/payées sur 3 ans, liquidités, surplus/déficit, budget), informations d’assurance (polices souscrites, fonds d’auto-assurance, plus haute franchise), historique d’inspections/expertises, sinistres, travaux majeurs réalisés (5 ans) et prévus (10 ans), litiges en cours, modifications à la déclaration (3 ans). Signée et datée par la personne autorisée.
R. Données financières (fonds de prévoyance, contributions exigées/payées sur 3 ans, liquidités, surplus/déficit, budget), informations d’assurance (polices souscrites, fonds d’auto-assurance, plus haute franchise), historique d’inspections/expertises, sinistres, travaux majeurs réalisés (5 ans) et prévus (10 ans), litiges en cours, modifications à la déclaration (3 ans). Signée et datée par la personne autorisée.
Q7. Qu’est-ce que le «fonds d’auto-assurance» et la «plus haute franchise» exigés dans l’attestation?
⚠ Réponse manquante — à compléter manuellement.
Q8. Acomptes en fidéicommis: qui peut les détenir?
⚠ Réponse manquante — à compléter manuellement.
Q9. Quand le règlement entre-t-il en vigueur?
R. Le 15e jour suivant sa publication à la Gazette officielle (publication: 30 juillet 2025). La date précise est à confirmer dans la version officielle.
R. Le 15e jour suivant sa publication à la Gazette officielle (publication: 30 juillet 2025). La date précise est à confirmer dans la version officielle.
Q10. Que deviennent les carnets/études récents?
R. Ceux obtenus dans les 2 années précédant l’entrée en vigueur demeurent valides 5 ans (ou 10 ans pour le carnet si l’immeuble répond aux critères de révision aux 10 ans), à condition que l’auteur satisfaisait aux nouvelles exigences professionnelles. À vérifier avec la documentation source.
R. Ceux obtenus dans les 2 années précédant l’entrée en vigueur demeurent valides 5 ans (ou 10 ans pour le carnet si l’immeuble répond aux critères de révision aux 10 ans), à condition que l’auteur satisfaisait aux nouvelles exigences professionnelles. À vérifier avec la documentation source.