Avis de retard des frais (charges communes et fonds de prévoyance) — Modèle

Description détaillée

Ce document est un modèle d’avis de retard des frais destiné aux syndicats de copropriété divise au Québec.

Il sert à notifier un copropriétaire en défaut de paiement de ses charges communes et/ou de sa contribution au fonds de prévoyance, et constitue une mise en demeure lui accordant un délai pour régulariser sa situation.

Le modèle comprend:

1) l’identification du copropriétaire et de la fraction (unité),

2) le détail des sommes dues (charges communes, fonds de prévoyance, intérêts, pénalités/frais administratifs prévus à la déclaration de copropriété, frais de recouvrement),

3) une mise en demeure avec délai de 10 jours (délai à valider),

4) les conséquences possibles en cas de non-paiement (perte du droit de vote, publication d’un avis d’hypothèque légale, recours judiciaires, intérêts et pénalités),

5) les modalités de paiement et

6) l’identification du transmetteur (administrateur ou gestionnaire).

Le document fait mention de dispositions du Code civil du Québec relatives notamment à la perte du droit de vote en cas d’arrérages (art. 1094 C.c.Q.), à l’hypothèque légale du syndicat (art. 2729 C.c.Q.) et à l’obligation de l’acquéreur de payer les charges communes dues (art. 1069 C.c.Q.).

Ces références doivent être vérifiées avant toute publication ou utilisation.

Utilité: standardiser les relances, démontrer la diligence du syndicat, documenter le dossier de recouvrement, réduire les risques financiers et préparer, au besoin, l’inscription d’un avis d’hypothèque légale ou d’autres recours.

Limites: ce modèle ne remplace pas un avis juridique; le taux d’intérêt, les pénalités, le format de mise en demeure, les délais et les modalités de transmission doivent être conformes à la déclaration de copropriété, au règlement de l’immeuble et au droit applicable, et doivent être validés professionnellement.

Comment utiliser ce document

• • Avant de commencer: réunir le relevé de compte du copropriétaire, la déclaration de copropriété, le règlement de l’immeuble et toute politique sur les intérêts et pénalités.

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1) Identification: inscrire le nom du copropriétaire, le nom du syndicat de copropriété, la fraction (unité) et la date d’envoi de l’avis.

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2) Sommes dues: détailler chaque poste (charges communes, contribution au fonds de prévoyance, intérêts courus, pénalités/frais administratifs prévus à la déclaration, frais de recouvrement autorisés) et calculer le total exigible.

Vérifier les taux et bases de calcul. –

3) Mise en demeure: confirmer le délai accordé (ex.: 10 jours suivant la réception).

Ce délai doit être raisonnable et validé selon la pratique et les conseils juridiques. –

4) Conséquences: conserver la formulation prudente et conforme.

Ne pas promettre un recours qui ne serait pas légalement disponible sans étapes préalables. –

5) Paiement: indiquer clairement les modes de paiement acceptés, les coordonnées bancaires/postales et la personne-ressource.

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6) Transmission: signer, dater, préciser la fonction (administrateur/gestionnaire).

Prévoir une preuve d’envoi et de réception (courrier recommandé, huissier, service électronique avec accusé, selon avis juridique). –

7) Conservation des preuves: archiver l’avis, les preuves d’envoi/réception, l’historique des états de compte, tout échange pertinent.

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8) Suivi: à l’échéance du délai, mettre à jour le compte et, si nécessaire, consulter pour les prochaines étapes (ex.: inscription d’un avis d’hypothèque légale, mise en demeure formelle par avocat, plan de paiement).

Questions fréquentes