Registre des administrateurs

Description détaillée

Tenir un registre clair et à jour des administrateurs d’un syndicat de copropriété divise est une bonne pratique de gouvernance qui facilite la continuité, la traçabilité des décisions et plusieurs démarches d’assurance.

Ce modèle Word vous permet de documenter, en quelques minutes, qui siège au conseil d’administration (CA), depuis quand, et comment joindre chacun de façon sécuritaire et ordonnée.

Les références juridiques applicables au Québec doivent être validées avant utilisation.

À quoi sert concrètement ce registre

Un registre des administrateurs sert à savoir rapidement qui peut représenter le syndicat, signer des documents, répondre aux assureurs ou aux intervenants externes, et assurer la passation des dossiers lors des changements au CA.

Il soutient la mémoire institutionnelle, facilite la communication en cas de sinistre et contribue à la démonstration d’une gouvernance prudente aux yeux des copropriétaires, des vérificateurs, des institutions financières et des assureurs (y compris pour l’assurance responsabilité civile et l’assurance des administrateurs et dirigeants – D&O, à valider selon votre police).

Ce que contient le modèle Word fourni

Le modèle Word comprend un tableau avec les colonnes suivantes :

• • Nom
• • Titre au CA (p. ex. président, vice-président, secrétaire, trésorier, administrateur)
• • Depuis (mois-année)
• • Courriel
• • Téléphone

Vous pouvez ajouter, au besoin, des colonnes optionnelles telles que :

• • Date de fin de mandat (si connue)
• • Statut (actuel/ancien)
• • Référence de la résolution d’élection (AGA/CA)
• • Notes (p. ex. pouvoirs de signature, comité, remplacements temporaires)

Bonnes pratiques de tenue et de mise à jour

• • Mettre à jour le registre immédiatement après l’assemblée des copropriétaires (AGA) ou toute cooptation en cours de mandat.
• • Inscrire le mois et l’année d’entrée en fonction pour la traçabilité.
• • Conserver, en parallèle, les résolutions d’élection et le procès-verbal de l’AGA/CA confirmant la composition du conseil.
• • Harmoniser le registre avec les pouvoirs de signature communiqués aux banques, fournisseurs et partenaires.
• • Centraliser la version « maître » dans un espace sécurisé (dépôt documentaire du syndicat) avec sauvegarde et contrôle d’accès.
• • Protéger les renseignements personnels (accès limité, partage au besoin seulement) et valider la conformité à la législation québécoise sur la protection des renseignements personnels.

Lien avec les obligations documentaires du syndicat

Le Code civil du Québec prévoit que le syndicat tient un registre et conserve certains documents à la disposition des copropriétaires.

La présence d’une liste des administrateurs au dossier s’inscrit dans les attentes courantes de gouvernance et de traçabilité.

Toutefois, la portée et le contenu précis de ce registre doivent être validés juridiquement à la lumière de votre déclaration de copropriété, de vos règlements et des lois et règlements applicables.

Ne présumez pas qu’un format unique conviendra à tous les syndicats.

Utilité en assurance et en gestion des sinistres

En contexte d’appel de soumissions, de renouvellement d’assurance ou de déclaration de sinistre, les assureurs et experts peuvent demander :

• • Qui sont les administrateurs en poste et comment les joindre rapidement.
• • Depuis quand ils siègent (utile pour retracer les décisions et communications antérieures).
• • Qui est autorisé à engager ou représenter le syndicat.

Un registre à jour réduit les délais, prévient les malentendus et appuie la diligence raisonnable du conseil.

Erreurs fréquentes à éviter

• • Oublier d’indiquer la date d’entrée en fonction (on perd la chronologie des mandats).
• • Mélanger les informations des anciens et des actuels sans statuts clairs.
• • Répandre le document sans contrôle d’accès (risque pour la vie privée et la sécurité informatique).
• • Laisser « dormir » un ancien modèle non mis à jour après l’AGA.
• • Ne pas arrimer le registre avec les résolutions officielles, ce qui crée des incohérences.

Mesures de prévention simples

• • Définir un responsable (secrétaire du CA ou gestionnaire) et un remplaçant.
• • Utiliser un contrôle de version (nom du fichier avec AAAA-MM et numéro de version).
• • Revoir le registre à chaque réunion du CA, même si aucun changement n’est anticipé.
• • Archiver annuellement une copie « année civile » ou « année financière ».
• • Limiter l’accès aux personnes qui en ont réellement besoin.

Où conserver et qui peut y accéder

• • Emplacement recommandé : coffre-fort numérique du syndicat, avec sauvegardes.
• • Accès habituel : membres du CA en poste, gestionnaire mandaté, vérificateur (au besoin), et partenaires dûment autorisés pour des démarches précises (à valider au cas par cas).
• • Diffusion aux copropriétaires : limiter le partage aux informations nécessaires et conformes à la réglementation sur la protection des renseignements personnels.

Les coordonnées personnelles ne devraient pas être diffusées sans justification et sans validation.

Mini-checklist de mise à jour annuelle

• • Faire correspondre le registre avec le procès-verbal de l’AGA et la résolution d’élection.
• • Confirmer les coordonnées des administrateurs.
• • Marquer « ancien » pour les administrateurs sortants et saisir les dates de fin.
• • Mettre à jour les pouvoirs de signature et aviser les partenaires externes pertinents.

Comment utiliser le modèle Word

1) Téléchargez le modèle et enregistrez-le dans votre dépôt documentaire sécurisé.

2) Saisissez les informations de tous les administrateurs actuels et, dans un onglet ou une section distincte, des administrateurs sortants.

3) Ajoutez la référence de la résolution d’élection et le procès-verbal correspondant dans le même dossier.

4) Contrôlez les accès et nommez un responsable de la mise à jour.

5) Révisez le document à chaque changement au CA et après chaque AGA.

Conclusion – Un petit outil pour une grande continuité

Un registre d’administrateurs à jour est un réflexe simple qui paye lors des changements de gouvernance, des renouvellements d’assurance et des imprévus.

En quelques champs standardisés, vous sécurisez la continuité et démontrez une saine gestion.

Pour adapter ce modèle à votre réalité ou pour des conseils en prévention, l’équipe d’Assurance de copropriétés au Québec peut vous accompagner, sous réserve d’une validation professionnelle.

Comment utiliser ce document

• • Téléchargez le modèle Word et enregistrez-le dans votre dépôt documentaire sécurisé.
• • Remplissez les colonnes obligatoires : Nom, Titre au CA, Depuis (mois-année), Courriel, Téléphone.
• • Ajoutez au besoin : Date de fin, Statut (actuel/ancien), Référence de la résolution d’élection.
• • Classez le fichier avec contrôle de version (ex. Registre_CA_2026-03_v1.docx).
• • Limitez l’accès aux membres du CA et au gestionnaire mandaté.
• • Mettez à jour après chaque AGA ou changement de composition du CA.
• • Archivez une copie annuelle et conservez les résolutions et procès-verbaux connexes dans le même dossier.

Questions fréquentes