Mise en garde — à lire avant utilisation
Avertissement important: Ce modèle est fourni à titre d’outil d’information et de gestion pour les syndicats de copropriété divise au Québec.
Il ne constitue pas un avis juridique ni une confirmation de conformité légale.
Toute référence au Code civil du Québec, à la Loi 16, à la Loi 141 ou à toute autre norme doit être vérifiée.
Le contenu doit être adapté à la déclaration de copropriété, aux règlements de l’immeuble, aux résolutions du syndicat et aux exigences réglementaires applicables.
Avant toute diffusion, faire valider les informations et la version finale par le conseil d’administration, le gestionnaire et, au besoin, par des conseillers professionnels (juridique, assurance, comptable).
Ne pas publier automatiquement.
Le document demeure « À réviser » jusqu’à validation humaine.
Description détaillée
Ce document est un modèle d’« Attestation sur l’état de la copropriété » destiné aux syndicats de copropriété divise au Québec.
Il sert à informer un acheteur ou ses représentants lors d’une transaction impliquant une fraction (unité).
Le gabarit recueille, pour validation et transmission par le syndicat de copropriété:
1) l’identification du syndicat et de l’immeuble;
2) l’identification de l’unité visée (numéro, charges communes mensuelles, arrérages, etc.);
3) les renseignements financiers clés (solde et cotisation au fonds de prévoyance, solde du fonds d’autoassurance, cotisation spéciale votée ou prévue);
4) les informations d’assurance du syndicat (assureur, numéro de police, valeur à neuf assurée, franchise, date de renouvellement, date et montant de la dernière évaluation du bâtiment);
5) l’historique des sinistres (5 dernières années), sinistres en cours et atteinte de l’unité;
6) les litiges, poursuites et réclamations appréhendées;
7) les travaux majeurs réalisés ou prévus (dont ceux issus de l’étude du fonds de prévoyance);
8) les règlements de l’immeuble (copie, règles de location, location de type Airbnb, animaux);
9) la déclaration et la signature d’un représentant autorisé du syndicat (administrateur, gestionnaire), avec date.
Le modèle met l’accent sur la transparence, la prévention des risques (sinistres, litiges, travaux) et la bonne gouvernance.
Il prévoit les pièces justificatives utiles (p. ex. procès-verbal d’assemblée en cas de cotisation spéciale, détail de l’historique des sinistres sur demande, copie des règlements de l’immeuble).
À adapter selon la déclaration de copropriété, les pratiques du syndicat et les exigences légales applicables au Québec.
Validation humaine requise avant toute diffusion.
Comment utiliser ce document
1) Désigner un responsable: le conseil d’administration mandate un administrateur ou le gestionnaire pour compléter l’attestation.
2) Rassembler les données à jour: – Charges communes de l’unité visée, arrérages éventuels et preuves. – Fonds de prévoyance: solde, dernière étude, cotisation annuelle. – Fonds d’autoassurance: solde. – Assurance du syndicat: assureur, numéro de police, valeur à neuf, franchise, date de renouvellement, dernière évaluation du bâtiment. – Sinistres: synthèse des 5 dernières années et dossiers en cours (avec preuves internes). – Litiges/poursuites et réclamations appréhendées. – Travaux majeurs: réalisés et prévus (ex. étude du fonds de prévoyance). – Règlements de l’immeuble: copie, règles de location (incluant location de type Airbnb) et animaux.
3) Compléter le formulaire de façon factuelle et datée, en cochant les cases appropriées.
4) Joindre les pièces: – PV d’assemblée et détail de toute cotisation spéciale. – Copie des règlements de l’immeuble. – Détail de l’historique des sinistres sur demande (préparer la liste).
5) Vérifier et faire valider: relire, faire approuver par le conseil d’administration ou le gestionnaire; vérifier la cohérence avec la déclaration de copropriété et les exigences légales applicables.
6) Signature: signer par un représentant autorisé (administrateur ou gestionnaire) et dater.
7) Transmission sécurisée: remettre à l’acheteur, au courtier immobilier et/ou au notaire selon le cas; conserver une copie au registre du syndicat.
Bonnes pratiques: – Mettre à jour les informations d’assurance et d’évaluation chaque année. – Aligner l’inventaire des sinistres avec les avis à l’assureur/gestionnaire. – S’assurer que les données financières correspondent aux états financiers et au registre. – Ne jamais divulguer de renseignements personnels non nécessaires.
Questions fréquentes
R. Non. Il s’agit d’un outil d’information administrative; toute question juridique doit être validée par un professionnel compétent.